Offizieller Brief
Für formale Briefe gelten in den verschiedenen Kulturräumen dieser Welt unterschiedliche Konventionen. In diesem Beitrag werden die Leitlinien für formale Briefe dargestellt. Es werden Anregungen zur Formulierung als auch genaue Angaben zum Layout und zur Gliederung gegeben.
Beim Schreiben von formalen Briefen, insbesondere bei Geschäftsbriefen, spielt die Kürze eine wichtige Rolle. Es geht darum, dem Empfänger des Briefes das Anliegen klar und ohne Umschweife darzustellen. Zudem sollten formale Briefe, selbst wenn es sich um Beschwerden oder Reklamationen handelt, einen freundlichen Ton wahren. Das Verfassen solcher Briefe erfordert einen guten Schreibstil und auch das nötige Feingefühl.
Im englischen Sprachraum gelten für das Verfassen von formalen Briefen teilweise andere Konventionen als in Deutschland. Die hier geschilderten Regeln für internationale Briefe gelten unabhängig von den Spezifika in einzelnen Sprach- und Kulturräumen.
Der formale Brief wird mit dem Computer und linksbündig geschrieben. Der Aufbau eines jeden formalen Briefs folgt diesem Muster:
- eigene Adresse
- Datum
- Adresse des Empfängers
- Anrede
- Briefkörper
- Grußformel
- Unterschrift
- ggf. der Verweis auf Anhänge
1. Die eigene Adresse
Bei einem eigenen Briefkopf ist die Adresse dort bereits vermerkt. Für den Briefkopf oder die Angabe der Adresse links oben sollte beachtet werden, dass keine deutschen Sonderzeichen wie ä, ö, ü oder ß verwendet werden. Sie müssen in ae, oe, ue und ss umgewandelt werden, so dass sie international verständlich sind. Außerdem sollten keine Abkürzungen verwendet werden, weil diese zu Missverständnissen führen können. Vorausgesetzt man schreibt aus Deutschland, gehört die Landesangabe Germany in den Briefkopf.
Ddie Telefonnummer kann wahlweise angegeben werden und sollte die internationale Vorwahl (für Deutschland 0049) enthalten.
2. Das Datum
Das Datum steht in der Regel ebenfalls linksbündig. Ob zuerst der Monat oder der Tag genannt wird, hängt vom Zielland ab, denn es gibt Unterschiede zwischen der britischen und der US-amerikanischen Datumsangabe.
britische Datierweise: 5 March 2005
amerikanische Datierweise: March 5, 2005
3. Die Adresse des Empfängers
Bei der Adresse des Empfängers sollte folgende Reihenfolge eingehalten werden: Titel, Name, Position, Name des Unternehmens, Straße, Ort, wie z. B.
PhD Suzanne Hennerson
Associate Dean
Arizona State University
9835 University Drive
85281 Tempe, Arizona
4. Die Anrede
Welche Anrede man wählt, hängt davon ab, wie gut der Adressat bekannt ist. Insbesondere bei Frauen, sollte die Anrede sehr genau ausgewählt sein: Ist die Frau verheiratet, wird sie mit Dear Mrs Miller,… angeredet. Ansonsten hat sich die Anrede Dear Ms. Smurf,… eingebürgert. Für Herren gilt generell Dear Mr. Smith,… Wird ein Brief an eine unbekannte Person gerichtet, verwendet man entweder die Anrede Dear Sir,… bzw. Dear Madam,… oder Dear Sir or Madam,… (die britische Version für Sehr geehrte Damen und Herren). Ähnlich ist es bei Briefen, die an eine Institution gerichtet sind, wie z. B. Dear Northwest Services,… oder Dear Dean of Students,… Egal welche Anrede verwendet wird, im Anschluss folgen stets ein Komma und eine Leerzeile.
5. Der Briefkörper
Es ist üblich, in der ersten Zeile zunächst den Betreff des Briefes in einem Satz auf den Punkt zu bringen. Dieser Satz kann in der Regel mit This letter is regarding... einleitet werden. Im englischen Sprachraum wird der erste Satz eines Briefes, obwohl er auf ein Komma folgt, immer mit einem Großbuchstaben begonnen.
Nach der Betreffzeile folgt erneut eine Leerzeile, dann beginnt der Brief mit einem einleitenden Paragrafen, aus dem das Ziel des Briefes klar hervorgeht. In den folgenden Paragrafen werden die zentralen Punkte des Schreibens dargelegt. Auch hier ist Kürze und Klarheit gefragt, die in Absätze gliedert. Im letzten Absatz bedankt man sich schließlich beim Empfänger und eröffnen Möglichkeiten des weiteren Vorgehens, wie z. B.:
- I'm looking forward to hearing from you.
- Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
- I would be grateful if you would confirm this/
inform me about …
- Please let me know if we can come to an agreement …
- As this matter is very urgent I would appreciate an answer by …
6. Die Grußformel
Als Grußformel reicht generell Sincerely,… . Es kann auch Sincerely yours,… oder Yours sincerely,… geschrieben werden, sofern der Adressat besser bekannt ist.
7. Die Unterschrift
Es sollten mehrere Leerzeilen für die eigenhändige Unterschrift freigelassen werden und der Namen auch nochmals in gedruckter Form geschrieben sein.
8. Anhänge
Das deutsche Wort Anhang wird im Englischen mit Enclosure übersetzt und steht in der letzten Zeile. Es kann im Singular mit Enc., im Plural mit Encs. abgekürzt werden. Die einzelnen Anhänge werden nicht aufgeführt.
Bevor der Brief abgeschickt wird, sollte er noch einmal gelesen werden. Zunächst der Inhalt:
- Ist der Brief verständlich, übersichtlich und alles Wichtige enthalten?
- Sind die Grammatik und das Vokabular korrekt?
Für die Adresse auf dem Umschlag gelten dieselben Regeln wie für die Adresse des Empfängers im Briefkopf. Nun muss der Brief noch korrekt frankiert werden … und ab geht die Post!
