Der sachliche Brief
Ein Brief ist eine schriftliche Mitteilung. Er kann von einer Privatperson an eine andere Privatperson gerichtet sein, dann handelt es sich um einen Privatbrief; von einer Privatperson an eine offizielle Stelle, dann ist dies ein halbprivater Geschäftsbrief; von einer Firma an eine andere Firma oder von einer Firma an eine offizielle Stelle. Es handelt sich hierbei um einen Geschäftsbrief. Nach dieser Einteilung richtet sich auch die Wortwahl und der Stil des Schreibers.
Alle Geschäftsbriefe – auch wenn sie halbprivat sind – sind sachlich abzufassen und es müssen einige formale Festlegungen eingehalten werden.
Sachliche Briefe
Diese Art von Brief sollte klar gegliedert, kurz und übersichtlich sein. Am Anfang des Briefes steht links derBriefkopf, der Angaben des Absenders und sechs Leerzeilen darunter die des Adressaten enthält. Auf der ersten Zeile des Briefkopfes steht rechts der Ort und das Datum.
Die Betreffzeile wird vom Briefkopf mit vier Leerzeilen abgesetzt, danach folgt die offizielle Anredeformel einschließlich verliehener Titel und Dienstbezeichnungen. Gruß- und Anredeformeln sind übliche Wendungen und sollten vom Schreiber eingehalten werden, um nicht unhöflich zu wirken. Der sachliche Schreibstil sollte sich durch klare Aussagesätze und eine abwechslungsreiche Gestaltung des Satzbaus auszeichnen.
Der Geschäftsbrief hat neben der Funktion des Informationsträgers gleichzeitig eine Repräsentationsfunktion. Er ist die Visitenkarte eines Unternehmens. Deshalb soll für Form und Inhalt besondere Sorgfalt aufgewandt werden.
Die Gestaltung sollte der DIN 676 und DIN 5008 entsprechen.
