Formale Briefe
Für formale Briefe gelten in den verschiedenen Kulturräumen dieser Welt unterschiedliche Konventionen. In diesem Beitrag werden die Leitlinien für formale Briefe dargestellt. Sie finden sowohl Anregungen zur Formulierung, als auch genaue Angaben zum Layout und zur Gliederung.
Beim Schreiben von formalen Briefen, insbesondere bei Geschäftsbriefen, sollten Sie sich kurz fassen. Es geht darum, dem Empfänger des Briefes Ihr Anliegen klar und ohne Umschweife darzustellen. Zudem sollten Sie in formalen Briefen, selbst wenn es sich um Beschwerden oder Reklamationen handelt, einen freundlichen Ton wahren. Das Verfassen solcher Briefe erfordert einen guten Schreibstil und auch das nötige Feingefühl.
Im englischen Sprachraum gelten für das Verfassen von formalen Briefen teilweise andere Konventionen als in Deutschland. Die hier geschilderten Regeln für internationale Briefe gelten unabhängig von den Spezifika in einzelnen Sprach- und Kulturräumen.
In der Regel schreiben Sie einen formalen Brief mit dem Computer und zwar linksbündig. Der Aufbau eines jeden formalen Briefs folgt diesem Muster:
- eigene Adresse
- Datum
- Adresse des Empfängers
- Anrede
- Briefkörper
- Grußformel
- Ihre Unterschrift
- ggf. der Verweis auf Anhänge
1. Ihre eigene Adresse
Sollten Sie einen eigenen Briefkopf haben, ist die Adresse dort bereits vermerkt. Für den Briefkopf oder die Angabe der Adresse links oben sollten Sie beachten, dass Sie keine deutschen Sonderzeichen wie „ä“, „ö“, „ü“ oder „ß“ verwenden. Wandeln Sie diese in „ae“, „oe“, „ue“ und „ss“ um, so dass Sie international verständlich sind. Außerdem sollten Sie (z. B. für Stadtnamen oder Organisationsbezeichnungen) keine Abkürzungen verwenden, weil diese zu Missverständnissen führen können. Vorausgesetzt Sie schreiben aus Deutschland, gehört die Landesangabe „Germany“ in den Briefkopf.
Wenn Sie möchten, können Sie auch die Telefonnummer angeben. Vergessen Sie hierbei nicht die internationale Vorwahl (für Deutschland 0049).
2. Das Datum
Das Datum steht in der Regel ebenfalls linksbündig. Sie können sich entscheiden, ob Sie zuerst den Monat, dann den Tag oder zuerst den Tag und dann den Monat in die Datumsangabe einarbeiten. Hier gibt es allerdings Unterschiede zwischen der britischen und der US-amerikanischen Datumsangabe:
| britische Datierweise | 5 March 2005 |
| Amerikanische Datierweise | March 5, 2005 |
3. Die Adresse des Empfängers
Bei der Adresse des Empfängers sollten Sie folgende Reihenfolge einhalten: Titel, Name, Position, Name des Unternehmens, Straße, Ort. So zum Beispiel:
PhD Suzanne Hennerson
Associate Dean
Arizona State University
9835 University Drive
85281 Tempe, Arizona
4. Die Anrede
Welche Anrede Sie wählen, hängt davon ab, wie gut Sie den Adressaten kennen. Insbesondere bei Frauen, sollten Sie die Anrede sehr genau auswählen: ist die Frau verheiratet, wird sie mit Dear Mrs Miller, angeredet. Ansonsten hat sich die Anrede Dear Ms. Smurf, eingebürgert. Für Herren gilt generell Dear Mr. Smith,. Sollten Sie einen Brief an eine Ihnen unbekannte Person schreiben, verwenden Sie entweder die Anrede Dear Sir, bzw. Dear Madam, oder Dear Sir or Madam, (die britische Version für Sehr geehrte Damen und Herren). Sie können Ihren Brief auch an eine Institution richten, z. B. Dear Northwest Services, oder Dear Dean of Students,. Egal welche Anrede Sie verwenden, im Anschluss folgen stets ein Komma und eine Leerzeile.
5. Der Briefkörper
Es ist üblich, in der ersten Zeile zunächst den Betreff des Briefes in einem Satz auf den Punkt zu bringen. Sie können diesen Satz in der Regel mit This letter is regarding... einleiten. Im englischen Sprachraum wird der erste Satz eines Briefes, obwohl er auf ein Komma folgt, immer mit einem Großbuchstaben begonnen.
Nach der Betreffzeile folgt erneut eine Leerzeile, dann beginnen Sie den Brief mit einem einleitenden Paragrafen, aus dem das Ziel des Briefes klar hervorgeht. In den folgenden Paragrafen werden die zentralen Punkte Ihres Schreibens dargelegt. Hierbei fassen Sie sich kurz und achten darauf, dass Sie den Inhalt so klar wie möglich darstellen und gegebenenfalls in verschiedene Absätze untergliedern.
Im letzten Absatz bedanken Sie sich schließlich beim Empfänger und eröffnen Möglichkeiten des weiteren Vorgehens, so zum Beispiel:
- I'm looking forward to hearing from you.
- Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.
- I would be grateful if you would confirm this/
inform me about …. - Please let me know if we can come to an agreement ….
- As this matter is very urgent I would appreciate an answer by ….
6. Die Grußformel
Als Grußformel reicht generell Sincerely,. Sie können, wenn Sie den Adressaten kennen, jedoch auch Sincerely yours, oder Yours sincerely, schreiben.
7. Ihre Unterschrift
Nun lassen Sie mehrere Leerzeilen für Ihre eigenhändige Unterschrift frei und schreiben dann Ihren Namen in gedruckter Form aus.
8. Anhänge
Das deutsche Wort Anhang wird im Englischen mit Enclosure übersetzt und steht in der letzten Zeile. Sie können es im Singular mit Enc., im Plural mit Encs. abkürzen oder ausschreiben. Die einzelnen Anhänge werden nicht aufgeführt.
Bevor Sie den Brief abschicken, sollten Sie ihn auf jeden Fall noch einmal durchlesen. Überprüfen Sie zunächst den Inhalt:
- Haben Sie wirklich alles geschrieben, was der Adressat wissen muss?
- Haben Sie den Inhalt klar in verschiedene Absätze gegliedert?
In einem zweiten Schritt sollten Sie die Grammatik, Kommasetzung und gegebenenfalls spezielles Vokabular noch einmal überprüfen.
Nun falten Sie den Brief zweimal quer und stecken in einen länglichen Briefumschlag. Für die Adresse auf dem Umschlag gelten dieselben Regeln wie für die Adresse des Empfängers im Briefkopf. Nun muss Ihr Brief noch korrekt frankiert werden … und ab geht die Post!
